docslogo.gif
docslogo.gif

Comenceu accedint a Google Docs amb el vostre compte de Gmail:
https://docs.google.com
Un compte de Gmail és un compte de Google però un compte de Google no té per què ser un compte de Gmail.

Presa de contacte inicial

Com haureu comprovat en serveis anteriors, Google posa el segell de fàcil, senzill i ràpid en totes les seves aplicacions. No es tracta d'impacte visual, el que es prioritza és l'eficàcia i Docs no és una excepció. Fixeu-vos en la imatge següent, corresponent a l'espai de treball.
docsvistageneral.png
docsvistageneral.png

I ara pareu atenció en aquests quatre blocs:
  • Creació i càrrega de documents. Amb l'opció Nou podreu crear nous documents, fulls de càlcul, presentacions, formularis i carpetes. L'opció Carrega permet pujar documents des del vostre ordinador a Google Docs.
  • Organització i cerca de documents. Un cop creats o pujats els documents apareixeran relacionats a la part dreta de l'espai de treball. La cerca la podeu fer de diferents maneres, tal com podeu veure a la imatge superior: per paraules clau, per les propietats dels documents, per carpetes, per tipus i per compartició amb altres usuaris. Es facilita la classificació per carpetes que ajuda a organitzar els documents.
  • Relació de documents. En aquest espai tindreu la relació de documents creats, pujats i els que altres usuaris comparteixen amb vosaltres.
  • Accions. Amb els documents podeu realitzar diferents accions: editar, compartir, publicar, organitzar, amagar, esborrar,...

Creació i edició de documents

Des de l'opció Nou es proposa la creació de diferents tipus de documents i la possibilitat de crear carpetes per tal d'organitzar-los.

docscreardoc.png
docscreardoc.png

Si el que voleu és pujar documents que teniu desats a l'ordinador, haureu d'usar l'opció Carrega i seleccionar aquells que voleu enviar. Google Docs admet els següents formats de documents:

html, text sense format (.txt), Microsoft Word, .rtf, OpenDocument Text (.odt) i StarOffice (.sxw).
També admet .pdf però no en permet l'edició.

La mida màxima dels documents és de 500 KB i permet fins a 2 MB addicionals per a cada imatge integrada.


En el cas de crear un document, es presenta l'espai de treball com el de la imatge següent:


docscosdocument.png
docscosdocument.png




L'editor de Googledocs és senzill i si esteu acostumats a un processador de textos professional com el Word o l'Openoffice writer trobareu a faltar opcions, especialment pel que fa a les taules i als esquemes i vinyetes.

En general considereu la possibilitat de simplificar les necessitats de format, us estalviarà temps.


Penseu que no esteu treballant en un format "professional" dels processadors de textos sino en format html. L'inconvenient és aquesta limitació de possibilitats de format; per contra, els documents es poden llegir directament a un navegador i ser publicats directament com a pàgina web.

Una opció interessant quan esteu elaborant un document de manera col·laborativa és la dels comentaris, que mostren en text escrit, el nom de l'usuari o usuària que ho ha escrit i la data. Els comentaris es poden eliminar fàcilment o ser convertits en text del document si així es considera. A la imatge segúent, l'usuària ipelegri6 ha escrit el comentari "Aquí podríem [...] grups" a les 00.07 del dia 14/02/09.

comentari.png
comentari.png

Compartir, col·laborar i publicar documents

Els documents creats amb Google Docs poden tenir diferents graus de visibilitat a la xarxa. En principi tots són privats però podeu:
  • Compartir amb altres usuaris i usuàries de manera que també puguin accedir al document.
  • Col·laborar, si doneu permís no només per veure el document sinó també per editar-lo.
  • Enviar el document com arxiu adjunt a un missatge de correu electrònic.
  • Publicar com a pàgina web i fer el document visible a la xarxa.
compartir2.png
compartir2.png


compartir3.png
compartir3.png



Quan compartiu el document amb altres persones, el programa us demana si voleu enviar-les un missatge de correu electrònic en el qual podeu adjuntar el document. També podeu decidir si voleu que les persones a qui convideu a col·laborar en l'edició del document poden convidar d'altres persones o no i donar de baixa col·laboradors en qualsevol moment, sempre i quan en sigueu els propietaris o tingueu el permís per fer-ho.

Si només compartiu el document només el podran veure aquells usuaris i usuàries als qui hàgiu convidat; si el publiqueu serà visible per tothom a la xarxa, però només el podran editar les persones convidades com a col·laboradores.


Googledocs és una molt bona eina per a l'edició col·laborativa de documents, però cal trobar estratègies de treball. A les fases a les quals considereu necessari identificar l'autoria de les aportacions, cada persona pot escriure les seves aportacions en colors diferents o bé treballar amb comentaris, que identifiquen qui els ha escrit i que posteriorment es poden convertir en text del document.